節約×投資ブログ「ためリッチ」はこちら

面接日程調整メールとお礼メールの例文・書き方とは?そのメールの先には人事がいる

面接日程調整メールの書き方と例文 面接対策

転職活動において、書類選考に通過したら次はいよいよ面接。

その際、面接をしてもらうために企業と日時の調整を行わなければなりません。

らふ
らふ

いまはメールで日程調節をするのが主になっているよ!

単にメールといっても、あなたが送ったそのメールの先には人事がいます。

メールが相手側に与える印象は大きく、場合によってはメールの書き方次第で相手に悪い印象を与えてしまうことも。

そこで今回は転職活動における面接日程調節メールとお礼メールの書き方について、例文も交えながらまとめてみました。

スポンサーリンク

面接日程調節メールの基本

面接日程調節メール

ここでは面接日程調節メールを送る際に、最低限おさえておきたいポイントについて一緒に見ていきましょう。

記載すべき内容について

ビジネスメールは基本的な型が決まっており、以下のような流れで書いていきます。

  1. 宛先
  2. 挨拶
  3. 自分の名前
  4. 本文
  5. 結び
  6. 署名
らふ
らふ

特に署名欄はうっかり忘れがちなので、注意してね!

返信スピードについて

ビジネスにおいて、メールの返信はなるべく早めに済ませるのが基本です。

特に人事においては、一日に何人もの日程調節を担当していることもあって早めに日程が決まったほうが相手方からしても助かるもの。

らふ
らふ

そのため、レスポンスは早ければ早いほどいいとされるよ!

また、どんなに遅くとも24時間以内にはメールを返信するようにして下さい。

もしそれよりも遅くなってしまったときは、返信が遅れた旨をきちんと謝るようにしましょう。

送受信用アドレスについて

就職活動のときも一度は言われたかもしれませんが、転職活動においても「転職活動用のメールアドレス」を取得しておくことをおすすめします。

転職サイトやエージェントから連絡が入ることはもちろん、選考が進むと企業からのメールも多くなるはず。

普段から使用しているアドレスを使うことも悪いことではありませんが、大切なメールがその他のメールに紛れ込んで見落としてしまうリスクが高まるので注意が必要です。

状況別:面接日程調節メールの例文について

面接日程調節メールの例文

ビジネスメールの書き方の基本について今いちどおさらいしたところで、さっそく面接日程調節メールの例文を一緒に見ていきましょう*。

今回は状況別に次のパターンをご紹介します。

  • あなたから面接日程希望日を提示する場合
  • 企業から提示された日程の中から面接日を選ぶ場合
  • 一度決まった面接日を再度調整してもらう場合

あなたから面接日程希望日を提示する場合

面接を行うにあたって、企業からあなたの都合のいい日を聞かれた場合は以下のような文章にするとよいでしょう。

件名:日程調節のご連絡【○○(名前)】

株式会社○○
○○部○課 ○○様

お世話になっております、○○です。
この度は書類選考通過のご連絡をいただき、心より嬉しく思います。

つきましては、ご依頼頂きました面接候補日をお送りさせていただきます。
下記にて調整が難しいようでしたら、再度調整致しますのでご指示頂ければ幸いです。

【面接候補日】
・○月△日(月) 10:00-12:00
・○月△日(木) 14:00-16:00
・○月△日(金) 16:00-18:00

お忙しい中大変お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

*****************************
○○(名前)
○○○○@○○○(メールアドレス)
***-****-****(電話番号)

日程を提示するよう求められたときは、 最低3候補 を意識することが大切です。

また、面接可能時間についてはなるべく幅を持たせるようにし、多少前後しても問題がない時間帯を提示するようにしましょう。

文末の「署名」も意外と忘れがちなので、名前とあわせてメールアドレスと電話番号を記載するようにしてくださいね*。

企業から提示された日程の中から面接日を選ぶ場合

企業から複数の日程案を提示され、その中から選ぶように指示された場合は以下のような文章になります。

件名:面接日程のご連絡【○○(名前)】

株式会社○○
○○部○課 ○○様

お世話になっております、○○です。
この度は面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。

つきましてはご連絡頂いた日程の中から、下記日程でお願いしたく存じます。

【日時】○月△日(月) 10:00-12:00

お忙しい中大変お手数をおかけしますが、当日は何卒よろしくお願いいたします。

*****************************
○○(名前)
○○○○@○○○(メールアドレス)
***-****-****(電話番号)

一度決まった面接日を再度調整してもらう場合

本来は、一度決めた日程を変更してもらうことが無いように心がけるのが基本。

しかし、致し方のない理由で日程変更せざるを得ない場合には以下のような文章が考えられます。

件名:【お願い】面接日程変更の件

株式会社○○
○○部○課 ○○様

お世話になっております、○○です。
先日は面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

このたび、面接日程の変更をお願いしたく、ご連絡差し上げました。

○月△日( )に面接の時間を頂戴しておりましたが、一身上の都合によりお伺いすることが困難になりました。
私事でご迷惑をおかけし申し訳ありませんが、再度面接日程の調整をしていただくことは可能でしょうか。

お忙しい中大変お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

*****************************
○○(名前)
○○○○@○○○(メールアドレス)
***-****-****(電話番号)

こちらの都合で一度決めた日程を変更してもらう場合、メール後に必ず電話で一報入れるようにしましょう。

電話で一言述べておくだけでも、相手に与える印象は随分違うもの。

電話に人事が出てくれた場合は、

現在御社に○○(パソナキャリア、マイナビなど)経由でご応募させていただいております、○○と申します。先程メールでもご連絡させていただいたのですが、こちらから面接日程を指定したにも関わらず、日程変更をお願いしてしまい大変申し訳ありませんでした。直接謝罪のご連絡をと思い、お電話をさせて頂きました。

といったように、氏名と連絡の要件(謝罪)を端的に伝えるようにしましょう。

人事が席を外しているなどして電話に出られない場合は、代わりに電話に出てくれた人に対して

現在御社に○○(パソナキャリア、マイナビなど)経由でご応募させていただいております、○○と申します。○○さん(人事)に面接日程調整の件でご連絡をさせて頂きました。先程その件について別途メールをお送りしましたので、その旨お伝え頂ければと思います。ご多用かと思いますので、電話での折り返しは不要とお伝え下さい。

などと伝え、あなたから電話があった旨を伝えてもらうようにしましょう。

面接後のお礼メールの例文について

面接後は面接時間を割いてくれたことに対し、お礼のメールを送りましょう。

お礼メールは面接当日になるべく手短に送るのがベストです。

らふ
らふ

お礼メールが合否を左右することもあるので、しっかり送るようにしよう!

件名:面接のお礼【○○(名前)】

株式会社○○
○○部○課 ○○様

お世話になります、本日面接をさせて頂いた○○と申します。

本日はお忙しい中、面接の機会を頂き誠にありがとうございました。

○○様と面接でお話させていただく中で、御社への企業理解をより深めることができました。中でも●●に関する話が非常に興味深く、御社にて○○として貢献したいと思っている自分のビジョンとマッチし、よりいっそう御社への志望度が高まりました。

この度の面接結果がよい結果となった場合、至らぬ部分も多いかと思いますが御社に貢献できるよう尽力いたします。

末筆ながら面接のお礼を申し上げますとともに、貴社のますますのご発展とご多幸をお祈り申し上げます。

*****************************
○○(名前)
○○○○@○○○(メールアドレス)
***-****-****(電話番号)

お礼メールに対して返信が来た場合

お礼メールに対して企業から返信がくることはそうそうないため、返信がなくても気落ちする必要はありません。万が一、返信がきた場合は必ず返信するようにしてください。

ビジネスにおいて、メールの終わりは目上の人で終わらせるのではなく、目下の人間で終わらせるようにするのがマナーです。

らふ
らふ

難しく考えず、簡潔な返信で大丈夫!当日中に返すように心がけよう*。

まとめ:面接日程調整はエージェント利用がおすすめ

ここまで読んできて、

自分でやり取りするのがどうしても不安…

メールに返信し損ねそうで怖い;

などと不安に思ってはいませんか。

そんなときでも事前に転職エージェントに登録しておけば、担当者があなたの代わりに面接の日程調節はもちろん、面接対策や職務経歴書の添削などもしてくれます。

私自身、仕事をしながらの転職活動だったので、転職エージェントの存在には随分助けられました。

スムーズに転職活動をすすめる上でも、できれば前もって転職エージェントに登録しておくことをおすすめします。

▼わたしが利用した転職エージェントはこちら▼

コメント

タイトルとURLをコピーしました