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仕事が思うように捗らないあなたへ贈る、効率的な仕事の進め方のコツとは

効率的な仕事の進め方のコツ ナレッジ

周りの人に比べて自分だけ仕事が進んでいない

みんなのようにテキパキと業務をこなせない

などと悩んだことのある人も多いですよね。

 

ひょっとしたらそれはあなたの能力の問題ではなく、仕事の進め方のコツがいまひとつ掴めていないからかもしれません。

正しい仕事の進め方を知るだけで、いままでよりずっと早く仕事をこなせるようになることも。

 

そこで今回は仕事の進め方の基本をいまいちどおさらいした上で、効率的な仕事の進め方についてお伝えします。

この記事でわかること

  • 仕事の効率が悪い人の特徴
  • 仕事の進め方の基本とは
  • 効率的な仕事の進め方のコツ
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仕事の効率が悪い人の特徴とは

仕事の効率が悪い人の特徴とは

仕事の進みが遅い人と、てきぱきと効率的に仕事を進めることができる人には一体どんな違いがあるのでしょうか。

ここでは仕事の効率が悪い人によくある特徴を3つ、ピックアップしてみました。

  • 目の前の仕事から片付けようとする
  • 何事も完璧を求めてしまいがち
  • やたらパソコンをチェックしている

目の前の仕事から片付けようとする

私も新人の頃についやってしまったことがあるのですが、仕事の量が増えてくると優先順位を気にする余裕がなくなってしまい、目の前の仕事からとにかく片付けようと躍起になってしまいがち。

 

目の前にある仕事から片付ける癖がついてしまうと、突発的に舞い込んだ仕事に対応できなくなったり、締め切りが短い仕事に注意が向かなかったりといいことがありません。

そのため焦ってしまう気持ちはとてもよくわかりますが、忙しい時こそ一呼吸おいて仕事の優先順位を考えるようにしましょう。

何事も完璧を求めてしまいがち

仕事の効率が悪い人の中には、「完璧主義」を求めてしまう人がいます。

こだわりが強いことが必ずしも悪いことだとは言えませんが、仕事においていつも完璧を求めることは決して効率的であるとはいえませんよね。

 

効率的に仕事を進めるためには、要点はしっかり抑えたうえでこまめに上司に進捗状況の報告をし、途中経過を見てもらうことが大切です。

途中で修正がわかれば早めに直すことができますし、上司もあなたがどこまで進んでいるのか都度把握することができますよね。

やたらパソコンをチェックしている

特にこれといった用事がないのに、ついついパソコンをいじっている時間が長くなってはいませんか。

大事なメールや連絡を待っているのであればともかく、そうではない場合にはパソコンから離れて作業に集中するようにしましょう。

 

仕事ができる人に良く言われることですが、できる人ほどメールチェックする時間をきちんと定めています。

わたしも先輩に指摘されてからは、よほどがない限り朝始業時刻前にチェックし、昼休みの前後、退社前と時間を定めてメールの確認を行っていました。

仕事の進め方の基本をおさらいしよう

仕事の効率的な進め方

らふ
らふ

いまいちど基本に立ち返ってみよう

「仕事が思うように進まない…」と悩んでいる人の大半は、仕事の進め方の基本が抑えられていないケースが少なくありません。

え?そんなことで?と思うかもしれませんが、ここで今一度仕事の進め方をおさらいしましょう。

最初に仕事の全体像を把握する

突然ですが

今日、○○に超人気俳優がくるんだって!

と友人から連絡がきたら、あなたはどう行動しますか?

なにも確認しないまま慌てて準備をして、家を飛び出すでしょうか。

 

・・・飛び出しませんよね。

 

きっとまず

  • 何時に来るのか
  • 来る場所は具体的にどこなのか
  • どのあたりなら少しでも混雑が緩和できるのか

などと、ある程度調べてから家を出るはず。

 

仕事に関しても、同じことがいえます。

仕事の遅い人というのはいわゆる見切り発車で、仕事の全体像を把握しようとしません。

とにかく目の前にある仕事から手当たり次第に片づける傾向にあります。

 

そこでまず一旦落ち着いて、自分がまずなにから手を付けるべきなのか考えてみましょう。

この時間をきちんと設けるかどうかで、作業の進み具合が大きく変わってきます。

 

そのため、新しい仕事に取り組む前には

  • 仕事の納期はいつなのか
  • 大体どのぐらいの日数がかかりそうか
  • 周りの助けを借りる必要はあるのか
  • 助けを借りる場合は誰にお願いするのか

といったことを、あらかじめきちんと考えておくように心がけてみてくださいね。

仕事の全体を掴むことで時間の割り振りもしやすくなり、結果として作業が捗るはずです。

仕事の段取りを具体化してみよう

全体像を整理することができたら、次はその仕事を終えるために必要な手順を考えてみましょう。

この段取りをいかにうまく組み立てるかによって、仕事がスムーズに終わるかどうかが決まります。

 

手順を考えるときに大切なことは、仕事のゴールを明確にした上で逆算して考えていくことです。

仕事のゴールをイメージすることができたら、

  • そこに至るまでにしなければならないことは何か
  • 事前に準備しておくことはあるのか
  • リスクがあるとしたらどんなリスクなのか
  • そのリスクを回避する、最小限の被害で抑える方法はあるのか

などをできるだけ細かく頭のなかで組み立てていきましょう。

 

また頭の中で考えるだけではなく、紙に書くなどしてアウトプットをすることでより仕事の段取りをイメージしやすくなりますよ。

自分だけですべてできることなのか確認する

仕事によっては、段取りを整理する中であなたひとりだけではどうにもならないことだってあるかもしれません。

その場合、誰に何をどのぐらいお願いしなければならないのか事前に把握しておくことが大切です。

 

お願いされる側もあなたと同じように仕事を抱えていることから、助けをお願いする場合にはなるべく早めに話を持ち掛けるようにしましょう。

効率的に仕事を進めるための4つのポイント

仕事を効率的に進めるためのコツ

仕事の進め方の基本を振り返ったところで、ここでは効率的に仕事を進めるための4つのポイントについて見ていきましょう。

  • 時間で区切って仕事を進める
  • 仕事を終えたら振り返りを行う
  • 周りとのコミュニケーションを密にとる
  • 机は常に整理整頓を心掛ける

どれも決して難しいことではありませんので、さっそく明日からでも普段の仕事に取り入れてみてくださいね。

時間で区切って仕事を進める

前提として会社についたらまず、その日に終わらせる仕事とそこに至るまでの段取りをしっかりと把握しましょう。

その際、ひとつひとつのタスクに制限時間を設けることで仕事にメリハリがつくだけではなく、タスクごとにだいたいどのぐらいの時間が必要なのか掴めるようになります。

なぜ制限時間を設けることが大切なのか

なぜ制限時間を決めて仕事に取り掛かることが大切かというと、そこには「パーキンソンの法則」が大きく関係しています。

パーキンソンの法則:「私たち人間は与えられた分の時間やお金を最大限使ってしまう」法則のこと

 

パーキンソンの法則をわかりやすく説明する上でまず、夏休みの宿題をイメージしてみてください。

もうあと数日で夏休みが終わってしまう…!というとき、宿題が終わっていなくて焦った経験がある方も多いですよね。

らふ
らふ

私も夏休み最終日間近に慌てて宿題を片づけ始め、時には親まで巻き込んでようやく終わらせたという苦々しい経験が何度か;

 

本来きちんと計画的に夏休みの宿題を進めていれば、最終日に大慌てなんてことにはならなかったはず。

でも、「まだ時間があるじゃん!」と思うと私たちは与えられた時間を使い切るまで(=夏休みが終わるその日まで)、ついつい宿題を先延ばしにしてしまういった行動をとってしまいがち。

これをパーキンソンの法則といいます。


仕事においてはこの法則を逆手に取って、ひとつひとつのタスクに制限時間を設けることで「あと○分しかない!」という意識を働かせることが大切です。

結果として仕事に集中できるだけでなく、ほかの仕事に回せる時間も増えることになります。

仕事を終えたら振り返りを行う

仕事を終えてそのまま…といいたいところですが、仕事を終えたら自分の仕事ぶりがどうだったか振り返る時間を設けてみましょう。

自分がやった結果に対して記録を残しておくことで、実際あなたがどのように時間を使って仕事を進めているのか把握することができます。

 

きっと、振り返ってみると予定通りに進まなかったなんてことのが多いかもしれません。

しかし、記録を繰り返しつけることで「午前中の仕事は捗るけど、午後は疲れと眠気で仕事のペースが落ちてる」などといった、自分の癖を把握することにも繋がるでしょう。

その気づきをスケジュールに活かすことで、より仕事を効率的に進められるようになります。

周りとのコミュニケーションを密にとる

周囲の人と密にコミュニケーションをとることは、仕事を上手く進めるうえで欠かせません。

 

このぐらい言わなくてもわかってくれる

少しぐらい手を抜いてもいいよね(他の人がやってくれるよね)

などといった気持ちが、場合によっては取り返しのつかない大きなミスを招くことに繋がりかねません。

 

そこで周囲の人とコミュニケーションを取り、こまめに仕事の進捗状況を共有することが大切です。

やり方はとても簡単で、1つのタスクが終わったとき、あるいは助けを借りないと終わりそうにないときに声をあげてみて下さい。

 

私が働いていた時も自分の進捗状況の報告や、手元の仕事があとどのぐらいの時間で終わるのかを、声に出して周りに発信していました。

声に出して進捗状況を共有することで周りの状況が把握できるだけでなく、チームとしても良い結果を残すことができるようになります。

机は常に整理整頓を心掛ける

デスクの上が不要な書類や雑貨で埋もれていると、どこになにがあるのかわからなくなってしまい、探す時間に手間を取られてしまいがち。

そんなことで時間を消耗しているなんて、なんだかもったいないですよね。

 

そこで1日10分程度の時間を設けて、デスク回りとパソコンの中(フォルダ関連)を整理整頓するようにしましょう。

またデスク上を整理する時は作業効率と動線を意識して、物の置き場所を決めることが大切です。

左手で使うものは左側、右手で使うものは右側といった具合に。

 

動線を意識して物の置き場を定めることで、必要なものを最小限の動きで手元に揃えることができます。

コツを掴んで効率的に仕事を進めよう

今回は、効率的に仕事を進めるためコツについてお伝えしました。

きっと今回お伝えした中でも、さっそく改善できそうなことがきっと見つかったはず。

 

仕事が効率的に進められるようになると残業が減るだけでなく、あなた自身の気持ちにも余裕ができて仕事のパフォーマンスそのものが向上していきます。

ぜひ取り組みやすいものから実践してみてくださいね*。

 

※なお、私が勤めていた時に先輩から勧められた『ミスなくすばやく仕事をする技術』は効率的に仕事を進める上でとっても役に立ちました。

 

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「ビジネス本」とだけ聞くと、なんだかとっつきにくそうで、堅苦しいイメージがありますよね。私もそう思っていた一人だったのですが、仕事ができる同期や先輩ほど常に何かしらカバンの中にビジネス本が入っていることが多いことに気づきました。そこで今回は仕事ができる同期や先輩に聞いた、女性が30歳になるまでに読んでおきたいビジネス本を厳選して紹介します。いずれの本も読みやすく、価格も1,000円代と手ごろな価格ながら、仕事をしていくうえでとても役に立つはず。何冊も難しいビジネス本を読む必要はありませんので、もしよければ今回ここでお伝えした本だけでも手にとって見て下さいね。

 

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