キャリア・スキルアップ

仕事ができる女性に学べ!効率的な仕事の進め方のコツ

  • 周りの人に比べて自分だけ仕事が進んでいない
  • みんなのようにテキパキと業務をこなせない

などと悩んだことのある女性は多いですよね。

ひょっとしたらそれは、あなたがダメだということではなく、仕事の進め方のコツがいまひとつ掴めていないからかも。

そこで今回は、仕事ができる女性が実践している、仕事の進め方をおさらいした上で、仕事の進め方のコツについてもお伝えしていきます。

仕事ができる女性に学ぶ、仕事の進め方の基本

仕事できる女性

仕事の進め方のコツを掴む上で、仕事の進め方の基本がきちんとできていることは前提条件です。

さっそく、仕事の進め方の基本をおさらいしていきましょう。

最初に仕事の全体像を把握しよう

突然ですが、「今日○○に超人気俳優がくるんだって!」と友人から連絡がきたら、あなたはどう行動しますか?

なにも確認しないまま慌てて準備をして、家を飛び出すでしょうか。

・・・飛び出しませんよね。

きっとまず

  • 何時に来るのか
  • 来る場所は具体的にどこなのか
  • どのあたりなら少しでも混雑が緩和できるのか

などと、ある程度調べてから家を出るのではないでしょうか。

仕事に関しても、同じことがいえます。

仕事の遅い人というのはいわゆる見切り発車で、仕事の全体像を把握することなく、とにかく目の前にある仕事から手当たり次第に片づける傾向にあります。

そこでまずは一旦落ち着いて、自分がまずなにから手を付けるべきなのか考えてみましょう。

この時間をきちんと設けるかどうかで、作業の進み具合が大きく変わってくると言っても過言ではありません。

そのため、新しい仕事に取り組む前には

  • 仕事の納期はいつなのか
  • 大体どのぐらいの日数がかかりそうか
  • 周りの助けを借りる必要はあるのか
  • 助けを借りる場合は誰にお願いするのか

などを、予めきちんと考えておくように心がけましょう。

その工程をきちんとふまえるだけでも、仕事ができる女性にグッと近づくことができますよ。

仕事の段取りを具体化してみよう

全体像を整理することができたら、次はその仕事を終わらせるために、必要な手順を考えてみましょう。

仕事ができる女性の特徴のひとつとして、仕事の段取りを組み立てるのがうまい点が挙げられます。

仕事がスムーズに終わるかどうかは、この段取りをいかにうまく組み立てるかということにかかっているといっても、過言ではありません。

その際、大切なことはまず仕事のゴールを明確にした上で、逆算して考えていくこと。

仕事のゴールをイメージすることができたら、

  • そこに至るまでにしなければならないことは何か
  • 事前に準備しておくことはあるのか
  • リスクがあるとしたらどんなリスクなのか
  • そのリスクを回避する、最小限の被害で抑える方法はあるのか

などをできるだけ細かく頭のなかで組み立てていきましょう。

また頭の中で考えるだけではなく、紙に書くなどしてアウトプットをすることでより仕事の段取りをイメージしやすくなります。

これでバッチリ!仕事の進め方のコツ4選

仕事できる女性

時間で区切って仕事を進める

会社について、その日に終わらせる仕事とそこに至るまでの仕事の段取りを決めることができたら、実際にあなたのスケジュールの中に落とし込んでいきましょう。

その際、TODOリストなどを使って、進捗状況が目で見てわかるような状態にしておくことがポイント。

ひとつひとつのタスクに制限時間を設けることで、仕事にメリハリがつくだけではなく、タスクごとにだいたいどのぐらいの時間が必要なのか掴めるようになるはず。

なぜ制限時間を決めて仕事に取り掛かることが大切かというと、そこにはパーキンソンの法則というものが働く危険性があるからです。

パーキンソンの法則について、簡単に説明しますね。

パーキンソンの法則とは「私たち人間は与えられた分の時間やお金を最大限使ってしまう」法則のことです。

わかりやすい例が、夏休みの宿題でしょうか。

もうあと数日で夏休みが終わってしまう…!というとき、宿題が終わっていなくて焦った経験がある方も多いですよね。

私も夏休み最終日間近に慌てて宿題を片づけ始め、時には親まで巻き込んでようやく終わらせたという苦々しい経験があります。

夏休みは大体1か月ちょっとの期間があることから、本来きちんと計画的に進めていれば、最終日に大慌てなんてことにはなりませんよね。

でも、まだ時間があるじゃん!と思うと、わたしたちは与えられた時間を使い切るまで(=夏休みが終わるその日まで)、ついつい宿題を先延ばしにしまういった行動をとってしまいがち。

これをパーキンソンの法則といい、仕事においてはこの法則を逆手に取って、ひとつひとつのタスクに制限時間を設けることで、「あと○分しかない!」という意識を働かせることがポイントです。

結果として効率的に仕事が進むだけでなく、集中して仕事に取り組むことができるでしょう。

自分の行動を記録しよう

1日のスケジュールを立てること、一つひとつの作業に制限時間を設けることの大切さは、すでにお伝えした通り。

そこからさらに、仕事ができる女性へとステップアップするために、実践してほしいことがあります。

ぜひ、自分で決めたとおりに仕事をやってみてどうだったか、という記録を残してみてください。

自分がやった結果に対して記録を残しておくことで、実際あなたがどのように時間を使い仕事を進めているのか、把握することができます。

1日の仕事が終わったときに、計画したスケジュールと実際の記録を比較してみると、きっと予定通りにいかなかったことのが多くて驚くはず。

しかしそこでやめることなく欠かさずに記録を残すことで、タスクごとの正確な所要時間を把握することができるだけでなく、「午前中の仕事は捗るけど午後は疲れと眠気でペースが落ちてる」などといった、自分の癖も把握することができるでしょう。

その気づきをスケジュールに活かすことで、より仕事を効率的に進められるようになるはずです。

周りとのコミュニケーションを密にとる

特に事務仕事をしている人に言えることですが、周囲の人と密にコミュニケーションをとることは、仕事を上手く進めるうえで欠かせません。

普段から周りの人たちと適切な人間関係が築けていないと、かなりの確率で仕事に支障をきたしてしまうでしょう。

「このぐらい言わなくてもわかってくれる」「少しぐらい手を抜いてもいいよね(他の人がやってくれるよね)」といった気持ちが、場合によっては取り返しのつかない、大きなミスを招くことに繋がりかねないからです。

そこで、常に周囲の人と仕事の進捗状況を共有するように心がけましょう。

やり方はとても簡単で、1つのタスクが終わったとき、あるいは助けを借りないと終わりそうにないときに声をあげてみて下さい。

私が働いていた時も自分の進捗状況の報告や、手元の仕事があとどのぐらいの時間で終わるのかを、声に出して周りに発信していました。

声に出して周囲とのコミュニケーションをとることで周りの状況も把握でき、個人だけではなくチームとしても良い結果を残すことができるようになります。

机は常に整理整頓を心掛けよう

私が働いていたときに、上司から先日渡した必要書類を用意しておくようにと言われたものの、なぜか置いたはずの場所に見当たらず…探しているうちに早くも数時間が経過してしまったという大失敗をおかしました。

そんなことで上司に怒られたり、時間を無駄にするなんてことはもう終わりにしたいですよね。

そこで、1日の中で10分程度で構いませんので、片づけと掃除の時間を決めて机の整理整頓をしましょう。

このとき、必ず制限時間を決めて掃除をして下さい。

皆さんなんとなく経験があると思うのですが、掃除っていったん始めるとあちこち気になって、気付いたらとんでもない時間が経過していたなんてことありますよね。

仕事をするための掃除だと割り切り、時間を区切って取り組んで下さい。

またその時、机の上にあるモノは作業効率と動線を意識して置き場所を決めることが大切です。

左手で使うものは左側、右手で使うものは右側といった具合に。

動線を意識して置き場を定めることで、最小限の動きであなたの仕事に必要なものを手元にそろえることができます。

コツを掴んで仕事のできる女性になろう

仕事できる女性

今回は主に仕事の進め方のコツについてお伝えしました。

きっと普段の仕事の取り組み方を少し見直すだけで、改善できそうなことが多々あったと思います。

仕事ができる女性というのは無意識のうちに、仕事の進め方を正しく実践している人だといえるでしょう。

一気に全てやろうとすると疲れてしまいますので、ひとつづつ着実に日々の仕事に取り入れてみて下さいね。

小さなことの積み重ねがゆくゆく大きな変化をもたらします。

あなたが、仕事ができる女性について具体的なイメージを抱くことができていたら幸いです。

ABOUT ME
らふ
らふ
一児の母。元金融OL、在職中は職場での人間関係に苦しみ、うつ病手前まで追い込まれたことも。退職後は副業ライターを経て、ブログを立ち上げる。ジョシルベでは自身の経験を元に仕事、転職関連の記事をメインで担当。たまに恋愛記事にも登場します。
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