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会社を休みたいときの電話連絡ってどうしたらいい?基本的なマナーについて今一度おさらいしよう

会社を休む時の電話連絡の仕方 ナレッジ

会社を休みたいけど、どうやって連絡しようかな

などと、スマホを片手に悩んでしまった経験のある方も多いですよね。

この記事では会社を休む際の電話連絡の仕方について、まとめてみました。

 

具体的な例文等についても紹介しているので、よければ参考にしてください*。

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欠勤連絡を入れる前に

欠勤連絡を入れる前に考えてほしいこと

会社を休む上で、今一度抑えておいてほしいことは以下の3つ。

  • 欠勤連絡はなるべく早めに入れる
  • 安易に自己判断をせずに病院へ行く
  • 精神的につらいときも無理は禁物

欠勤連絡はなるべく早めに入れる

当然のことながら、欠勤連絡はなるべく早めに入れるようにしましょう。

「ギリギリまで様子を見たい…」といった気持ちもわかりますが、体調があきらかによくない場合は少し待ったところで何も変わりませんよね。

 

欠勤連絡を早めに入れることで引継ぎの人への指示がスムーズになるのはもちろんのこと、職場全体に及ぼす影響も最小限で済みます。

安易に自己判断をせずに病院へ行く

私が勤めていたころ、実際に上司から言われた言葉をご紹介します。

「歯が痛い」「頭が割れそうに痛い」など、自分ではどうにもならない症状こそ早めに病院へ行くように。学生の頃はちょっと無理して授業に参加する姿勢が褒められたかもしれないけど、社会人になったら自己管理も仕事のうちです。ひどくなって何日も休む事態になる前に、しっかり休むことも大切。

ちょっとした症状であれば1日寝ることで回復するかもしれませんが、そうではない場合にはきちんと医療機関を受診するようにしましょう。

 

インフルエンザをはじめ、麻疹や風疹など集団感染の危険性が高い病気も数多くあります。

自己判断をした結果、周りに迷惑をかける病気だった…なんてことにならないためにも安易な自己判断をしないように十分気を付けてくださいね。

精神的につらいときも無理は禁物

決定的な体調不良があるわけではないけれど、精神的にどうしても辛くて出社したくない。

勤めていれば、きっとそんな風に思ってしまうときもありますよね。

 

真面目な人ほどあれこれ考えてしまうかもしれませんが、精神的にどうしても会社にいくのが辛ければ仕事を休んだっていいんです。

精神的につらいにも関わらず無理して出社し続けることで、あなたの心身に悪い影響を及ぼす恐れも。

 

どうにもならないときは仕事を休んだっていい理由について以下の記事でまとめていますので、よければ参考にしてくださいね*。

電話で欠勤連絡を入れるときの注意点

電話で欠勤連絡を入れる際の注意点について

会社を当日休む場合には、電話で欠勤連絡を入れるのが基本です。

電話で連絡を入れることで、声の大きさや調子などからあなたの状態が相手に伝わりやすくなるだけでなく、誠意も伝わります。

 

ここでは、電話で欠勤連絡を入れるときの注意点について一緒に見ていきましょう。

  • 欠勤連絡は直属の上司にする
  • 始業時間の10分~20分前には連絡を入れる
  • 仕事の状況をきちんと伝える

欠勤連絡は直属の上司にする

会社を休むときの連絡は、直属の上司にするようにしましょう。

もし電話した時に直属の上司がいないようであれば、上司の次に偉い人に電話を替わってもらい、その旨伝えるようにしてくださいね。

 

なお、所属部署の人が不在で他部署の人が電話に出たり、スタッフさんが応対した場合には、伝言を頼んだうえであとで改めてかけ直す旨を伝えましょう。

始業時間の10分~20分前には連絡を入れる

電話をするタイミングは早ければ早いほどいいですが、遅くとも始業時間の10~20分前には連絡を入れるようにしてください。

遅くなるほど部署の人に迷惑がかかるだけでなく、相手の仕事の邪魔をせずに済みます。

仕事の状況をきちんと伝える

電話をするうえで、きちんと伝えなければいけないことは以下の5つ。

  1. 欠勤理由
  2. 自分の仕事の進捗状況
  3. 引継ぎを頼みたい事柄
  4. その他やっておいてほしい事柄
  5. おおよその出社の目安

欠勤理由についてはダラダラと説明するのではなく、簡潔に伝えるように心がけましょう。

 

また、特に大事なのがあなたが抱えている仕事の進捗状況、引継ぎ事項についての連絡です。

最低でもその日のうちにやらなければならなかったことを、漏れの無いようにきちんと伝えるようにしてくださいね。

 

なお出社の目安について朝の時点で判断が難しい場合には、病院へいったあと、あるいは夕方に再度連絡する旨を伝えても構いません。

大切なことは、できるだけ周りに迷惑をかけないように心がけることです。

パターン別:電話で欠勤連絡をするときのテンプレート

電話連絡のテンプレート

ここでは状況別に電話連絡の仕方について、まとめてみました。

あくまで一例とはなりますが、よければ欠勤連絡をする際の参考にしてくださいね*。

  • 体調不良で休む場合
  • 子どもの病気を理由に休む場合
  • 身内の不幸を理由に休む場合

体調不良で休む場合

おはようございます、〇〇です。大変申し訳ないのですが、昨夜から吐き気と腹痛が収まらず出社することが難しいため、休ませていただきたくご連絡しました。仕事については、〇〇社にFAXを1件お願いしたく、やり方等については〇〇さんがすべて把握しています。ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、なにとぞよろしくお願いいたします。
POINT】病院を受診する予定がある場合は、受診後に出社の目安を改めて電話で連絡する旨を伝えるようにしましょう。また上司に話すだけでは引継ぎ事項が伝わりきらない場合には、引き継ぐ相手に電話を替わってもらい、引継ぎ内容をしっかり伝えるようにすることが大切です。

子どもの病気を理由に休む場合

おはようございます、〇〇です。大変申し訳ないのですが昨夜から子供が体調を崩しており、本日お休みをいただきたくご連絡しました。〇時にかかりつけの小児科を受診する予定ですので、出社の目安については改めてご連絡させて頂きます。なお、引継ぎ事項等については後輩の〇〇さんにお願いするつもりです。もし何かあれば携帯電話に連絡してください、よろしくお願いいたします。
POINT】子供の体調不良を理由に休む場合は、病院受診後になるべく早い時点で連絡を入れることが大切です。なお、もしあなたの会社が在宅勤務等を導入している会社であれば、〇時から〇時は在宅で対応できる旨も併せて伝え、指示を仰ぐようにするとよいでしょう。

身内の不幸を理由に休む場合

おはようございます、〇〇です。実は昨晩祖母が他界しまして、葬儀に参列しなければならないことから忌引き休暇をいただきたく、ご連絡しました。通夜や告別式の日時等については追ってまたご連絡させていただきます。それまでに引継ぎ事項も整理し、併せてお伝えいたします。なお、忌引き休暇中は電話に出れない可能性が高いことからメールで連絡をいただけると助かります。
POINT】身内の不幸を理由に会社を休む場合、大半の企業では忌引き休暇を利用することができます。通夜や告別式の日時についてはきちんと証跡を残すうえでも、電話で伝えた後にメールでも連絡しておくとよいでしょう。また、忌引き休暇中の連絡の取り方についてはきちんと伝えておくようにすることが大切です。

補足:休み明けの出社時はきちんとお礼を伝えよう

これも当然のことですが、いかなる理由であれ休み明けの出社時は職場の人にきちんとお礼を伝えるようにしましょう。

よくありがちなパターンとして、上司や目上の人にだけお礼を伝えて後輩を疎かにしたり、忙しくてお礼自体を忘れてしまうことが挙げられます。

 

一社会人として最低限のマナーであることはもちろん、信頼関係を失わないためにも休み明けは直接口頭でお礼を伝えるようにしてくださいね*。

これはNG!欠勤連絡時のマナー違反について

欠勤連絡時のマナー違反集

会社に欠勤連絡を入れるとき、やってはいけないことは次の通り。

  • 始業時間を過ぎてから電話をする
  • メール一本で欠勤連絡を済ませる
  • 欠勤理由をうやむやにする

始業時間を過ぎてから電話をする

よほどのことがない限り、始業時間が過ぎてからの欠勤連絡はNGです。

始業時間を過ぎてから連絡をすることは上司をはじめとして周りの人の迷惑になるだけでなく、「なにか事故にでもあったんじゃないだろうか…」などと余計な心配を相手にかけることになります。

 

そのため、欠勤連絡については遅くとも始業時間の10~20分前にいれるようにしましょう。

メール一本で欠勤連絡を済ませる

先にも述べたように、欠勤連絡は電話ですることが基本です。

メールによる連絡では、相手が読んだかどうかの判断をすることができず、場合によっては無駄に混乱を招いてしまう恐れがあります。

そのため、メールで簡易的に済ませることの無いようにしましょう。

 

もし喉の調子が悪く声がほとんど出なかったりと、どうしようもない事情がある場合でも声が出ないことだけ伝え(電話越しの声の調子で相手も理解してくれるはず)、指示に従うようにしてくださいね。

欠勤理由をうやむやにする

あまりないとは思いますが、一度後輩から電話を受けたとき

諸事情で今日はお休みします

と言われたことがありました。

 

仕事に限ったことではありませんが、当日急遽予定をキャンセルする羽目になったり、やむを得ず当日休むことになった場合にはきちんと事情を説明するのがマナーです。

相手との信頼関係を壊さないようにするためにも、当日の欠勤連絡はきちんと事情を説明したうえで休みを取るようにしましょう。

正しいビジネスマナーを抑えてデキる社会人になろう

正しいビジネスマナーを抑えてデキる社会人になろう

仕事を円滑に進める上で、ビジネスマナーやコミュニケーションを学んでおくことはとても大切です。

「仕事を休む」という行動ひとつとっても、連絡の仕方や出社後の立ち振る舞いなど、相手から見られている部分が実はたくさんあったりするもの。

 

周りの人と信頼関係を築きながら仕事をしていく上でも、将来のキャリアパスを考える上でも、正しいマナーを今一度抑えるようにしましょう。

※わたしがあまりビジネスマナーで苦労しなかったのは、「今さら聞けない仕事の超基本」を読み込んでいたからかもしれません。

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